Trong thế giới kinh doanh hiện đại, việc sử dụng một email miễn phí như tencongty@gmail.com hoặc kinhdoanh.abc@yahoo.com không còn tạo được sự tin cậy. Khách hàng và đối tác sẽ đánh giá cao sự chuyên nghiệp khi bạn sử dụng một địa chỉ email gắn liền với thương hiệu của mình, ví dụ: info@dung.vn.
Email theo tên miền riêng không chỉ tăng cường uy tín mà còn giúp quản lý công việc hiệu quả. Và giải pháp hàng đầu để làm điều này chính là Google Workspace (trước đây gọi là G Suite).
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước để đăng ký và cài đặt email theo tên miền của Google.
Tại sao nên chọn Google Workspace cho Email công ty?
Trước khi đi vào hướng dẫn, hãy xem qua các lợi ích vượt trội:
- Uy tín & Chuyên nghiệp: Địa chỉ
tenban@tencongty.comngay lập tức tạo dựng lòng tin. - Giao diện Gmail quen thuộc: Bạn được sử dụng toàn bộ sức mạnh của Gmail (bộ lọc, tìm kiếm, bảo mật) trên tên miền của mình.
- Hệ sinh thái mạnh mẽ: Bạn có 30GB (hoặc hơn) dung lượng lưu trữ trên Google Drive, cùng với Google Docs, Sheets, Calendar, và Google Meet… tất cả được quản lý tập trung.
- Quản trị dễ dàng: Dễ dàng thêm, xóa, quản lý tài khoản nhân viên và thiết lập bảo mật.
- Bảo mật hàng đầu: Google cung cấp các lớp bảo mật mạnh mẽ, chống spam và lừa đảo hiệu quả.
4 Bước chi tiết để cài đặt Email theo tên miền Google
Bước 1: Chuẩn bị tên miền (Domain)
Đây là điều kiện tiên quyết. Bạn bắt buộc phải sở hữu một tên miền (ví dụ: tencongty.com).
- Nếu bạn đã có tên miền: Tuyệt vời! Hãy đảm bảo bạn có quyền truy cập vào trang quản trị của nhà cung cấp tên miền (nơi bạn mua domain) để cấu hình DNS.
- Nếu bạn chưa có tên miền: Bạn cần mua tại các nhà cung cấp như iNET, Mắt Bão, GoDaddy, Namecheap…
Bước 2: Đăng ký Google Workspace và Xác minh tên miền
Đây là bước quan trọng nhất để chứng minh với Google rằng bạn là chủ sở hữu của tên miền.
- Truy cập trang chủ của Google Workspace.
- Nhấn “Bắt đầu” (Get Started) và chọn một gói phù hợp. Phổ biến nhất là gói Business Starter, cung cấp 30GB dung lượng và email theo tên miền.
- Khai báo thông tin doanh nghiệp (tên, số lượng nhân viên, quốc gia).
- Khai báo tên miền bạn đang sở hữu (ví dụ:
dung.vn). - Tạo tài khoản quản trị (Admin) đầu tiên. Đây sẽ là tài khoản email chính để quản lý tất cả các email khác, ví dụ:
admin@dung.vn.
Sau khi hoàn tất đăng ký, Google sẽ đưa bạn đến Bảng điều khiển quản trị (Admin Console) và yêu cầu bạn “Xác minh tên miền” (Verify your domain).
Google sẽ đưa ra nhiều phương pháp, nhưng cách phổ biến và ổn định nhất là thêm bản ghi TXT (TXT Record).
- Google sẽ cung cấp cho bạn một đoạn mã duy nhất, dạng:
google-site-verification=abc123xyz... - Bạn đăng nhập vào trang quản trị tên miền của mình (iNET, Mắt Bão, v.v.).
- Tìm đến mục “Quản lý DNS” (DNS Management).
- Tạo một bản ghi mới với thông tin sau:
- Loại (Type):
TXT - Tên (Host/Name):
@ - Giá trị (Value/Data): Dán đoạn mã Google đã cung cấp.
- TTL: Để mặc định (thường là 3600).
- Loại (Type):
- Lưu lại bản ghi.
- Quay lại tab Google Admin Console và nhấn nút “Xác minh”.
(Lưu ý: DNS có thể cần vài phút đến vài giờ để cập nhật. Nếu Google chưa nhận, hãy chờ và thử lại sau 30 phút.)
Bước 3: Cấu hình bản ghi MX (Kích hoạt Gmail)
Sau khi xác minh xong, bạn cần “chỉ đường” cho Internet biết rằng email của tên miền này sẽ do máy chủ của Google xử lý. Đây gọi là cấu hình bản ghi MX (Mail Exchange).
- Trong Google Admin Console, bạn sẽ thấy hướng dẫn kích hoạt Gmail.
- Bạn quay lại trang “Quản lý DNS” của tên miền.
- Xóa tất cả các bản ghi MX cũ (nếu có).
- Thêm 5 bản ghi MX của Google (luôn ưu tiên sao chép trực tiếp từ hướng dẫn của Google):
| Loại | Tên (Host) | Giá trị (Value / Points to) | Ưu tiên (Priority) |
| MX | @ |
ASPMX.L.GOOGLE.COM. |
1 |
| MX | @ |
ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM. |
5 |
| MX | @ |
ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM. |
5 |
| MX | @ |
ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM. |
10 |
| MX | @ |
ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM. |
10 |
(Lưu ý: Dấu chấm . ở cuối mỗi giá trị là rất quan trọng, một số nhà cung cấp tự thêm, một số thì không. Hãy kiểm tra kỹ.)
Sau khi lưu bản ghi MX, bạn đã gần như hoàn tất. Quá trình này cũng cần thời gian để cập nhật (có thể lên đến 24 giờ, nhưng thường chỉ mất 1-2 giờ).
Bước 4: Tạo thêm tài khoản Email cho người dùng
Khi hệ thống đã hoạt động, bạn có thể tạo thêm email cho nhân viên của mình.
- Đăng nhập vào Google Admin Console (admin.google.com) bằng tài khoản admin bạn đã tạo ở Bước 2.
- Đi đến mục “Người dùng” (Users).
- Chọn “Thêm người dùng mới” (Add a new user).
- Nhập thông tin (Tên, Họ, Tên người dùng) ví dụ:
nhanvienA. - Hệ thống sẽ tự động tạo email
nhanvienA@dung.vnvà cung cấp một mật khẩu tạm thời.
Vậy là xong! Người dùng của bạn giờ có thể truy cập gmail.com và đăng nhập bằng tài khoản email công ty mới.
Kết luận
Thiết lập email theo tên miền riêng với Google Workspace là một khoản đầu tư xứng đáng cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Giao diện Gmail quen thuộc giúp bạn làm việc ngay lập tức mà không mất thời gian đào tạo.
Gặp khó khăn trong quá trình cài đặt?
Việc cấu hình DNS và các bản ghi kỹ thuật có thể gây nhầm lẫn nếu bạn không quen.
Tại Dũng VN, chúng tôi không chỉ thiết kế website chuyên nghiệp mà còn cung cấp dịch vụ hỗ trợ cài đặt Email Google Workspace trọn gói cho khách hàng. Nếu bạn cần một giải pháp website và email chuyên nghiệp mà không muốn bận tâm về kỹ thuật, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí!
